Entegratör Portalınızdaki Faturaları Hesaptut'a Aktarma: UBL/XML ile Saklama Rehberi

Ön muhasebe programı ya da entegratör değiştirmeyi düşünen her işletmenin aklına takılan aynı soru vardır: "Peki eski faturalarım ne olacak?" Yıllardır Sovos, Foriba, EDM ya da başka bir bulut portalda biriken gelen ve giden faturalarınız orada kalacak diye geçişi ertelemeyin. Bu faturaları UBL/XML formatında indirip Hesaptut'un saklama alanına toplu olarak aktarabilirsiniz. Böylece geçmişiniz sizinle birlikte gelir; hepsi tek panelde, aranabilir ve yasal olarak güvende olur.

Neden Eski Faturalarınızı Hesaptut Saklama Alanına Almalısınız?

e-Fatura ve e-arşiv belgeleri yasal olarak uzun yıllar saklanmak zorundadır. Bu belgelerin yalnızca eski entegratör portalınızda durması üç ciddi risk taşır:

• Erişim kaybı: Portal aboneliğiniz biterse veya program değiştirirseniz, geçmiş faturalarınıza erişiminiz kapanabilir.
• Dağınıklık: Faturalarınızın bir kısmı eski portalda, bir kısmı yeni programda kalır; bir denetimde ya da mutabakatta hepsini bir arada bulamazsınız.
• Zaman kaybı: Geçmiş bir faturayı ararken hangi portala bakacağınızı hatırlamak zorunda kalırsınız.

Faturalarınızı Hesaptut saklama alanına aldığınızda bu üç sorun da ortadan kalkar: gelen, giden, e-fatura ve e-arşiv fark etmeksizin tüm belgeleriniz tek çatı altında toplanır.

Aktarım İki Adımdan Oluşur

İşlem basittir ve iki aşamalıdır: önce faturalarınızı mevcut entegratör portalınızdan UBL formatında indirir, sonra bu dosyaları Hesaptut'un Fatura Saklama alanına yüklersiniz. Cari, stok gibi bilgileri yeniden girmenize gerek yoktur; belgeler olduğu gibi arşivlenir.

1. Adım: Entegratör Portalınızdan Faturaları UBL Olarak İndirin

Sovos, Foriba Bulut Portal, EDM veya kullandığınız diğer entegratör portalların çoğunda indirme akışı benzer şekilde işler:

• Portalınızda e-Fatura & e-Arşiv bölümüne girin.
• İndirmek istediğiniz belge tipine göre Gelen Fatura veya Gönderilen (Giden) Fatura sekmesini açın. e-Arşiv belgeleriniz için e-Arşiv menüsünden aynı adımları tekrarlayın.
• Üst menüden bir tarih aralığı seçin (genellikle 1 gün, 1 hafta, 1 ay, 3 ay gibi hazır seçenekler bulunur). Belirli bir dönemi almak isterseniz portalın Detaylı Arama özelliğiyle tarih aralığı filtreleyebilirsiniz.
• Listelenen faturalar arasından aktarmak istediklerinizi işaretleyin ve İndir butonuna basın. Faturalarınız UBL formatında, tek bir ZIP dosyası içinde bilgisayarınıza iner.

2. Adım: Faturaları Hesaptut'un Fatura Saklama Alanına Yükleyin

Portaldan indirdiğiniz ZIP dosyasındaki UBL-TR XML belgelerini Hesaptut'a şu şekilde yüklersiniz:

• Hesaptut panelinde Fatura Saklama → Saklama İşlemleri menüsüne girin.
• Saklama Talebi sekmesinde, indirdiğiniz UBL-TR XML dosyalarını yükleme alanına ekleyin. Belgeleri tek tek yükleyebilir ya da hepsini bir ZIP dosyası içinde toplu olarak verebilirsiniz.
• Saklamayı Başlat deyin; belgeleriniz sisteme kaydedilmeye başlar.
• İşlem bitince Saklama Talepleri sekmesinden talebinize ait raporu görüntüleyin; hangi belgelerin başarıyla kaydedildiğini buradan görürsünüz.

Yüklediğiniz her belge, geldiği ya da gönderildiği haliyle Hesaptut arşivinizde durur ve tarih, cari ve belge bilgilerine göre bulunabilir. Bir daha o faturaya ulaşmak için eski portalınıza girmeniz gerekmez.

Gelen, Giden ve e-Arşiv Faturaları Ayrı Ayrı

Sağlıklı bir arşiv için üç belge grubunu da ayrı indirip yüklemeniz önerilir:

• Gelen e-Faturalar: Tedarikçilerinizden gelen faturalar (alıcısı sizsiniz).
• Giden e-Faturalar: Müşterilerinize kestiğiniz faturalar (göndericisi sizsiniz).
• Gönderilen e-Arşivler: e-Fatura mükellefi olmayan alıcılara kestiğiniz e-arşiv belgeleri.

Bu üç grubu ayrı tuttuğunuzda, ileride "geçen yıl bu müşteriye ne kesmiştim?" ya da "bu tedarikçiden hangi faturalar gelmişti?" sorularına saniyeler içinde cevap bulursunuz.

Program Değiştirmek Artık Geçmişinizi Kaybetmek Değil

İşletmelerin yeni bir programa geçerken en çok çekindiği şey, yıllarca biriktirdikleri veriyi geride bırakmaktır. Oysa e-belgeler standart UBL formatında olduğu için taşınabilir. Entegratör altyapınız ne olursa olsun, faturalarınızı indirip Hesaptut'ta saklamak elinizdedir.

Hesaptut'un sunduğu tek şey saklama değildir elbette; geçişten sonra fatura takibinizi, gelir-gider takibinizi ve cari hesaplarınızı da aynı panelden yürütürsünüz. Farklı bir programdan geçiyorsanız, mevcut verilerinizin aktarımında destek ekibimiz size yardımcı olur.

Sık Sorulan Sorular

UBL nedir, neden bu formatta indiriyorum?

UBL (Universal Business Language), e-fatura ve e-arşiv belgelerinin resmi elektronik formatıdır. Belge bu formatta olduğu için farklı sistemler arasında bozulmadan taşınabilir; Hesaptut da belgelerinizi bu formatta arşivler. Ayrıntı için e-Fatura XML/UBL formatı nedir yazımıza bakabilirsiniz.

Faturaları aktarınca eski portaldan silinir mi?

Hayır. İndirme işlemi bir kopyalama işlemidir; belgeleriniz eski portalınızda da kalmaya devam eder. Siz yalnızca bir nüshasını Hesaptut saklama alanına eklersiniz.

Başkasına ait faturaları da yükleyebilir miyim?

Hayır. Yüklediğiniz belgenin göndericisi ya da alıcısı kendi VKN/TCKN'niz olmalıdır; üçüncü firmalara ait belgeler saklama alanına yüklenemez.

Çok sayıda faturam var, tek tek mi yükleyeceğim?

Portaldan faturaları tarih aralığıyla toplu indirir, birden fazla belgeyi ZIP'leyerek yüklersiniz. Tek seferde 100 MB, dosya başına 5 MB sınırı olduğu için yüksek hacimleri partiler halinde aktarabilirsiniz; gerekirse destek ekibimiz yol gösterir.

Hangi entegratörlerin faturalarını aktarabilirim?

Belgeleriniz standart UBL-TR XML formatında indirilebildiği sürece, Sovos, Foriba, EDM ve benzeri bulut portallardan aldığınız faturaları Hesaptut saklama alanına ekleyebilirsiniz.