Müşteri yönetimi, bir isim listesi tutmak değildir. Bir müşteriniz aradığında şu üç soruya saniyeler içinde cevap verebiliyor musunuz: Bu müşteri bana ne kadar borçlu? En son ne zaman, ne aldı? Bu müşteri bana gerçekten kazandırıyor mu? Cevap "bir bakayım"sa, müşteri yönetiminiz henüz kurulmamış demektir.

Müşteri Yönetimi Nedir?

Ön muhasebede müşteri yönetimi, her müşteri ve tedarikçiniz için tek bir kart tutmak ve o kartın altında ilişkinin tamamını toplamaktır: iletişim bilgileri, kesilen faturalar, yapılan tahsilatlar, borç-alacak bakiyesi ve alım geçmişi. Buna muhasebe dilinde cari hesap denir.

Amacı basit ama sonucu büyüktür: müşteriyle ilgili hiçbir bilgi aklınızda, defterinizde veya telefonunuzun mesaj geçmişinde kalmaz. Hepsi tek yerdedir.

En Pahalı Müşteri, Unuttuğunuz Müşteridir

Küçük işletmeler müşteriyi genelde iki şekilde kaybeder. Birincisi açıktır: müşteri şikayet eder, gider. İkincisi sinsidir ve çok daha yaygındır — müşteri hiçbir şey söylemeden yavaşça uzaklaşır. Aramaz, sipariş vermez; siz de yoğunluktan fark etmezsiniz. Üç ay sonra aklınıza geldiğinde çoktan başka bir tedarikçiyle çalışıyordur.

Oysa bu müşteri size zaten güveniyordu. Yeni müşteri kazanmak, mevcut müşteriyi elde tutmaktan her zaman daha pahalıdır. Müşteri kartında alım geçmişi durduğunda, sessizleşen müşteriyi o sessizleşirken fark edersiniz — üç ay sonra değil.

Müşteri kartı size neyi söyler?

Ne aldı: Hangi üründen, kaç adet, hangi tarihte.
Kaça aldı: Geçen sefer verdiğiniz fiyat — telefondayken doğru rakamı söylemenizi sağlar.
Ne kadar borçlu: Güncel bakiye ve vadesi geçen faturalar.
Ritmi ne: Hangi sıklıkla alıyor, son alımın üstünden ne kadar geçti.

Alacağınızı Takip Etmiyorsanız, Satış Yapmıyorsunuz Demektir

Bir işletmenin en sessiz düşmanı, tahsil edilmemiş alacaktır. Fatura kesildiği anda satış tamamlanmış gibi hissedilir; oysa satış, para hesabınıza geçtiğinde biter. Alacak takibi yapılmayan işletmede şu manzara oluşur: cirosu büyük, kasası boş.

Cari hesap düzgün tutulduğunda her müşterinin borç-alacak dengesini ve vadesi yaklaşan faturalarını önceden görürsünüz. Bu, müşteriyi sıkıştırmak değildir; zamanında yapılan hatırlatma ilişkiyi bozmaz, geciken hatırlatma bozar. Konunun fatura tarafı için fatura takibi sayfamıza bakabilirsiniz.

Dikkat: Bir müşteriye satış yapmaya devam ederken bakiyesinin ne kadar büyüdüğünü görmüyorsanız, ona satış değil kredi veriyorsunuz demektir. Cari bakiyeyi görmeden yapılan her yeni sevkiyat riski büyütür.

Her Müşteri Aynı Değildir: Kategoriye Ayırın

Müşteri listeniz büyüdükçe hepsine aynı gözle bakmak imkânsızlaşır. Hesaptut'ta müşteri ve tedarikçi kartlarınızı da kategorilere ayırabilirsiniz — tıpkı faturalarınızda ve giderlerinizde olduğu gibi.

Kategori ile: Müşterilerinizi "Bayi", "Perakende", "Kurumsal" gibi ayırırsınız. Böylece hangi müşteri grubunun ne kadar iş getirdiğini görürsünüz.
Alt gruplama ile: Bölge, satış temsilcisi, kampanya veya çalışma şekli gibi kesişen ayrımları işaretlersiniz. "Bu temsilcinin müşterileri", "bu bölge" gibi grupları bir arada süzersiniz.

Bu ayrımı yaptığınızda "işlerim nasıl gidiyor?" sorusu, "hangi müşteri grubu iyi gidiyor?" sorusuna dönüşür — ve ikincisinin cevabıyla ne yapacağınızı bilirsiniz. Kategori ve etiketin mantığını ayrıntılı olarak gelir-gider takibi sayfamızda anlatıyoruz.

Tedarikçileriniz de Birer Cari Hesaptır

Müşteri yönetimi denince akla hep satış tarafı gelir; oysa aynı düzen tedarikçiler için de gerekir. Kime ne kadar borcunuz olduğunu, hangi tedarikçiden neyi kaça aldığınızı ve ödeme vadelerinizi görmeden nakit planı yapamazsınız.

Aynı ürünü iki farklı tedarikçiden alıyorsanız, alım geçmişiniz hangisinin gerçekte daha uygun olduğunu söyler — pazarlık ederken elinizdeki en güçlü koz budur.

Hesaptut Müşteri Yönetimini Sizin İçin Otomatik Yapar ve Raporlar

Bunların hiçbiri için ayrıca veri girmezsiniz. Siz faturayı keserken, tahsilatı işlerken müşteri kartı kendiliğinden dolar:

Müşteri ve tedarikçi kartları: Tüm cari hesaplarınız tek yerde; her kartın altında ilişkinin tamamı.
Borç-alacak bakiyesi: Kimin size, sizin kime ne kadar borçlu olduğunuzu anlık görürsünüz.
Müşteri bazlı fatura geçmişi: Ne aldığı, kaç adet aldığı, hangi fiyattan aldığı kayıt altındadır.
Tahsilat ve ödeme takibi: Vadesi yaklaşan ve geçen faturaları önceden görürsünüz.
Kategori ve etiket: Müşterilerinizi gruplar, istediğiniz kırılımda süzersiniz.
Fiyat listesi: Hangi müşteriye hangi fiyatı verdiğinizi tahmine bırakmazsınız.
Kullanıcı bazlı satış: Hangi satışın kim tarafından yapıldığını takip edebilirsiniz.
Raporlar: Satış ve gelir-gider raporlarınız otomatik hazırlanır.

Yani Hesaptut sizin yerinize müşteri ilişkisi kurmaz; ama ilişkiyi kurarken hatırlamanız gereken her şeyi önünüze koyar.

Sık Sorulan Sorular

Cari hesap ile müşteri kartı aynı şey mi?

Büyük ölçüde evet. Cari hesap, bir müşteri veya tedarikçiyle aranızdaki tüm alışveriş ve para hareketinin tutulduğu hesaptır. Müşteri kartı da bu hesabın iletişim bilgileriyle birlikte durduğu yerdir.

Müşterimin bana ne kadar borçlu olduğunu nasıl görürüm?

Müşterinin cari kartında güncel bakiyesi ve hareketleri durur; kesilen faturalar ile yapılan tahsilatlar birbirine bağlı olduğu için borç-alacak dengesi anlık güncellenir.

Tedarikçilerimi de aynı yerden takip edebilir miyim?

Evet. Tedarikçiler de cari hesap olarak tutulur; onlara olan borcunuzu ve alım geçmişinizi aynı düzende görürsünüz.

Müşterilerimi gruplara ayırabilir miyim?

Evet. Müşteri ve tedarikçi kartlarınıza kategori verebilir ve etiketleyebilirsiniz; böylece raporlarınızı istediğiniz kırılımda süzersiniz.

Eski müşteri kayıtlarımı aktarabilir miyim?

Mevcut kayıtlarınızın aktarımı için destek ekibimiz size yardımcı olur; başlarken sıfırdan veri girmek zorunda kalmazsınız.

Müşterinizi siz tanıyın, hatırlamayı Hesaptut'a bırakın.

Cari hesaplarınızı, bakiyelerinizi, müşteri geçmişinizi ve tahsilatlarınızı tek panelde toplayın. Sessizleşen müşteriyi geç değil, zamanında fark edin.

14 Gün Ücretsiz Deneyin

Kredi kartı gerekmez.