e-Faturalar arka planda UBL-TR adı verilen bir XML formatında tutulur. Bu formatın ne olduğunu, neden önemli olduğunu ve fatura taşırken/aktarırken nasıl karşınıza çıktığını sade bir dille anlatıyoruz.

e-Fatura XML/UBL (UBL-TR) Formatı Nedir?

e-Faturayı ekranda düzgün bir belge olarak görürsünüz ama arka planda o fatura aslında bir XML dosyasıdır. Türkiye'de e-fatura ve e-arşiv belgeleri, GİB'in belirlediği UBL-TR adı verilen standart bir XML formatında oluşturulur. Bu yazıda UBL/XML'in ne olduğunu, neden bu formatın kullanıldığını ve fatura taşıma/aktarma işlemlerinde neden karşınıza çıktığını teknik olmayan bir dille anlatıyoruz.

UBL-TR Nedir?

UBL (Universal Business Language), ticari belgelerin elektronik ortamda standart biçimde ifade edilmesini sağlayan uluslararası bir formattır. UBL-TR ise bu standardın Türkiye'ye uyarlanmış, GİB tarafından zorunlu tutulan sürümüdür. Her e-fatura ve e-arşiv belgesi bu yapıya uygun bir XML dosyası olarak üretilir; içinde satıcı, alıcı, kalemler, tutarlar, KDV ve tüm fatura bilgileri makinelerin okuyabileceği düzende yer alır.

Neden XML? Kâğıt Gibi Değil de Kod Gibi

Bir faturanın XML olması size tuhaf gelebilir; oysa bunun çok pratik sebepleri vardır:

Makineler okuyabilir: XML formatındaki fatura, bir programa elle veri girmeden aktarılabilir. Alıcının sistemi faturayı otomatik işler.
Standarttır: Herkes aynı yapıyı kullandığı için, farklı firmaların farklı programları aynı faturayı sorunsuz okur.
Taşınabilir: Belge standart formatta olduğu için bir sistemden diğerine bozulmadan aktarılır. Entegratör veya program değiştirdiğinizde faturalarınız bu sayede taşınabilir.
Değişmez kayıt: Belgenin içeriği net biçimde tanımlıdır; üzerinde oynanıp oynanmadığı denetlenebilir.

XML mi, PDF mi? İkisi de Aynı Faturadır

Kafa karışıklığının çoğu buradan gelir. Aynı faturanın iki yüzü vardır:

XML (UBL-TR): Faturanın asıl, yasal ve makine-okunur halidir. Sistemler bunu işler.
PDF/HTML görüntü: Aynı faturanın insan gözüyle okunması için oluşturulan görsel halidir. Müşterinize gönderdiğiniz "güzel görünen" fatura budur.

Yani PDF, XML'in insan tarafından okunabilen bir çıktısıdır; ikisi aynı belgedir. Faturayı nasıl görüntüleyip PDF olarak alacağınızı e-Fatura ve e-Arşiv sayfamızda da anlatıyoruz.

UBL/XML Ne Zaman Karşınıza Çıkar?

Günlük fatura kesiminde XML'le uğraşmazsınız; program bunu sizin için üretir. Ama şu durumlarda XML dosyası doğrudan karşınıza çıkar:

Faturaları başka sisteme aktarırken: Entegratör portalınızdan faturaları UBL formatında indirip başka bir programa veya arşive taşırsınız. Bu işlemi adım adım entegratör portalından Hesaptut saklama alanına aktarma rehberimizde anlattık.
Program veya entegratör değiştirirken: Geçmiş faturalarınızı UBL olarak indirip yeni sisteme aktarabilirsiniz; standart format sayesinde veri kaybı olmaz.
Mali müşavirinizle paylaşırken: Bazı durumlarda belgeler XML olarak istenebilir.

Sık Sorulan Sorular

XML dosyasını açınca karışık görünüyor, normal mi?

Evet. XML makineler için tasarlanmıştır; düz metin editöründe etiketlerle dolu görünür. İnsan gözüyle okumak için faturanın PDF/HTML görüntüsünü kullanırsınız.