Genel Kurul Toplantı Tutanağı ve Hazirun Cetveli: Ücretsiz 3 Örnek

Genel kurul yapıldı; peki toplantıyı hukuken "var" kılan belge ne? Cevap: toplantı tutanağı ve ekindeki hazirun cetveli (pay sahipleri listesi). Tescile tabi kararlar ticaret siciline bu tutanakla gider. Bu yazıda tutanağın zorunlu içeriğini anlatıyor ve 3 hazır örneği ücretsiz veriyoruz.

Tutanakta Neler Bulunmak Zorunda? (TTK m. 422)

Tutanak; pay sahiplerini veya temsilcilerini, bunların sahip oldukları payları, gruplarını, sayılarını ve itibari değerlerini, genel kurulda sorulan soruları, verilen cevapları, alınan kararları ve her karar için kullanılan olumlu-olumsuz oy sayılarını içerir. Tutanak, toplantı başkanlığı ve (bulunuyorsa) Bakanlık temsilcisi tarafından imzalanır; aksi hâlde geçersizdir.

Yönetim kurulu, tutanağın noter onaylı bir suretini derhâl ticaret sicili müdürlüğüne verir ve tescil-ilana tabi hususları tescil ve ilan ettirir.

Hazirun Cetveli (Pay Sahipleri Listesi) Nedir?

Toplantıya kimin, kaç payla, asaleten mi vekaleten mi katıldığını gösteren listedir. Yönetim kurulunca hazırlanır; girişte katılanlar tarafından imzalanır ve toplantı nisabının sağlandığının kanıtıdır. Vekaleten katılımlarda vekaletnameler hazirun cetveline eklenir.

Bakanlık Temsilcisi Ne Zaman Zorunlu?

Her genel kurulda değil. Kuruluşu ve esas sözleşme değişikliği Bakanlık iznine tabi şirketlerin tüm genel kurullarında; ayrıca gündeminde sermaye artırımı/azaltımı, kayıtlı sermaye sistemine geçiş, faaliyet konusu değişikliği, birleşme-bölünme-tür değişikliği gibi maddeler bulunan toplantılarda ve elektronik genel kurullarda Bakanlık temsilcisi bulunur. Temsilci, toplantıdan önce il ticaret müdürlüğünden talep edilir; başvuru ve ücret uygulaması için güncel bilgiyi il ticaret müdürlüğünüzden alın. Sade gündemli (faaliyet raporu, ibra, kâr dağıtımı, seçim) tek pay sahipli veya bakanlık kapsamı dışındaki toplantılarda temsilci gerekmeyebilir; tereddütte il müdürlüğüne sorun.

Kopyalama serbest: Aşağıdaki örnekleri ücretsiz kopyalayıp [KÖŞELİ PARANTEZLİ] alanları kendi bilgilerinizle değiştirerek kullanabilirsiniz. Benzer metinleri ücretli satan siteler var; ödemeyin. Kendi eski tutanaklarınız Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi'nde e-Devlet üzerinden ücretsiz görünür — en iyi şablon onlardır.

Örnek 1 — Tek Pay Sahipli Şirkette Olağan Genel Kurul Tutanağı

HESAPTUT YAZILIM ANONİM ŞİRKETİ'NİN [GG.AA.YYYY] TARİHLİ
OLAĞAN GENEL KURUL TOPLANTI TUTANAĞI

HESAPTUT YAZILIM ANONİM ŞİRKETİ'nin [YYYY] yılına ait Olağan Genel Kurul Toplantısı [GG.AA.YYYY] tarihinde saat [SS:00]'da, Bahçelievler Mahallesi 319. Cadde No:35 D Blok Kat:1 İç Kapı No:103 Gölbaşı/Ankara adresindeki şirket merkezinde, Türk Ticaret Kanunu'nun 416. maddesi uyarınca çağrısız olarak yapılmıştır.

Hazirun cetvelinin incelenmesinden, şirketin toplam [TUTAR] TL sermayesine karşılık gelen [PAY ADEDİ] adet payın tamamının asaleten toplantıda temsil edildiği ve tek pay sahibi Ali YILMAZ'ın çağrısız toplantıya itirazının olmadığı anlaşılmıştır. Toplantı, gündemi görüşmek üzere açılmıştır.

1. Toplantı başkanlığına Ali YILMAZ seçildi.
2. Yönetim kurulu yıllık faaliyet raporu okundu ve müzakere edildi.
3. [YYYY] yılı finansal tabloları okundu, müzakere edildi ve oy birliği ile onaylandı.
4. Yönetim kurulu üyesi, [YYYY] yılı faaliyetlerinden dolayı oy birliği ile ibra edildi. (Pay sahibi, kendi ibrasında TTK m. 436 uyarınca oy kullanmamıştır — birden çok pay sahipli şirketlerde bu ibare önemlidir.)
5. [YYYY] yılı kârının [dağıtılmayarak geçmiş yıl kârları hesabında bırakılmasına / … şekilde dağıtılmasına] oy birliği ile karar verildi.
6. Dilek ve temenniler bölümünde söz alan olmadı; toplantı saat [SS:00]'da kapatıldı.

Toplantı Başkanı: Ali YILMAZ (imza)

Örnek 2 — Çok Ortaklı Şirkette Çağrılı Olağan Genel Kurul Tutanağı

MULTİ PORTAL BİLİŞİM HİZMETLERİ ANONİM ŞİRKETİ'NİN [GG.AA.YYYY] TARİHLİ
OLAĞAN GENEL KURUL TOPLANTI TUTANAĞI

Toplantı, [GG.AA.YYYY] tarihinde saat [SS:00]'da Ostim OSB Mahallesi 100. Yıl Bulvarı Ofim Plaza No:99/95 Yenimahalle/Ankara adresinde yapılmıştır. Çağrı, TTK m. 414 uyarınca [GG.AA.YYYY] tarih ve [SAYI] sayılı Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi'nde ilan edilmiş ve nama yazılı pay sahiplerine [GG.AA.YYYY] tarihinde iadeli taahhütlü mektupla bildirilmiştir.

Hazirun cetvelinin incelenmesinden, toplam [TUTAR] TL sermayeye karşılık [PAY ADEDİ] adet payın; [X] adedinin asaleten, [Y] adedinin vekaleten olmak üzere toplam [Z] adedinin toplantıda temsil edildiği ve TTK m. 418'deki toplantı nisabının sağlandığı anlaşıldığından toplantı açılmıştır.

1. Toplantı başkanlığına Ayşe DEMİR'in seçilmesine oy birliği ile karar verildi. Tutanak yazmanlığına Mehmet KAYA seçildi.
2. Faaliyet raporu okundu, müzakere edildi.
3. Finansal tablolar okundu; [Z] olumlu oyla, oy birliği ile onaylandı.
4. Yönetim kurulu üyeleri, kendi ibralarında oy kullanmaksızın, [SAYI] olumlu / [SAYI] olumsuz oyla ibra edildi.
5. Kârın [.] şekilde kullanılmasına [SAYI] olumlu / [SAYI] olumsuz oyla karar verildi.
6. Yönetim kurulu üyeliklerine [3] yıl süreyle görev yapmak üzere Ayşe DEMİR ve Mehmet KAYA'nın seçilmesine, üyelere aylık net [huzur hakkı ödenmemesine / … TL huzur hakkı ödenmesine] oy birliği ile karar verildi.
7. Dilek ve temenniler dinlendi; toplantı kapatıldı.

Toplantı Başkanı: Ayşe DEMİR (imza) — Yazman: Mehmet KAYA (imza)
(Bakanlık temsilcisi bulunuyorsa adı ve imzası eklenir.)

Örnek 3 — Hazirun Cetveli

ERC SOFT BİLGİ TEKNOLOJİLERİ ANONİM ŞİRKETİ
[GG.AA.YYYY] TARİHLİ OLAĞAN GENEL KURUL TOPLANTISI
HAZİR BULUNANLAR LİSTESİ (HAZİRUN CETVELİ)

Pay Sahibi	Pay Adedi	İtibari Değer (TL)	Katılım Şekli	İmza
Ali YILMAZ	[.]	[.]	Asaleten
Ayşe DEMİR	[.]	[.]	Asaleten
Mehmet KAYA (vekili: Ali YILMAZ)	[.]	[.]	Vekaleten
TOPLAM	[.]	[.]	Sermayenin %[.]'i temsil edilmiştir.

Şirketin toplam sermayesi: [TUTAR] TL — Toplam pay adedi: [.]
Toplantı Başkanı (imza) — Yönetim Kurulu adına (imza)

Örnekleri Şirketinize Nasıl Uyarlarsınız?

Tutanaktaki gündem maddelerini, çağrı ilanındaki gündemle birebir aynı sırada yazın.
Her karar için olumlu/olumsuz oy sayısını mutlaka belirtin; "oy birliği" de bir oy sayısı ifadesidir.
İbra oylamasında ilgili yönetim kurulu üyelerinin oy kullanmadığını tutanağa yazın (TTK m. 436).
Tescile tabi kararlar için tutanağın noter onaylı suretini ticaret siciline verin.
Tek pay sahipli şirkette bile tutanak ve hazirun cetveli düzenlenir; "tek ortağım, gerek yok" yanılgısına düşmeyin.

Yasal uyarı: Bu yazı ve örnek metinler genel bilgilendirme amaçlıdır; hukuki danışmanlık değildir. Bakanlık temsilcisi gereken hâller ve tescil uygulaması için il ticaret müdürlüğünüze ve ticaret sicili müdürlüğünüze danışın.

Genel kurul kayıtlarınız gibi mali kayıtlarınız da eksiksiz olsun. HesapTUT ile fatura, gelir-gider ve cari hesaplar tek panelde; mali müşavirinize tek tıkla aktarın.

14 Gün Ücretsiz Deneyin
Kredi kartı gerekmez.

Hesaptut ile 14 Gün Ücretsiz Deneyin →
Kredi kartı gerekmez.