e-Fatura İptali Nasıl Yapılır?

e-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun şekilde elektronik ortamda hazırlanan, gönderilen ve saklanan faturalardır. Kağıt fatura yerine kullanılan bu sistem, hem işlem kolaylığı sağlar hem de arşivleme süreçlerini dijitalleştirerek işletmelere büyük avantaj sunar.

Vergi Usul Kanunu kapsamında zorunluluk kapsamında olan ya da gönüllü olarak sisteme dahil olan mükellefler, e-Fatura düzenleyebilir.

e-Fatura Neden İptal Edilir?

e-Fatura düzenlendikten sonra, bazı durumlarda iptal edilmesi gerekebilir. En sık karşılaşılan sebepler şunlardır:

Hatalı alıcı bilgisi girilmesi
Yanlış tutar veya KDV oranı yazılması
Yanlış mal veya hizmet tanımı yapılması
İptal edilen bir siparişe ait fatura kesilmesi
Müşterinin talebiyle düzenlemenin değiştirilmesi

Bu gibi durumlarda, faturanın geçerli olabilmesi için öncelikle mevcut faturanın iptal edilmesi, ardından doğru bilgilerle yeni bir fatura düzenlenmesi gerekir.

e-Fatura İptali İçin Zaman Sınırı Var mı?

Evet, e-Fatura iptali belirli bir zaman dilimi içinde yapılmalıdır. GİB sistemine göre, gönderilen bir e-Fatura, alıcının sistemine ulaştığı tarihten itibaren 8 gün içinde iptal edilmelidir. Bu sürenin aşılması durumunda, fatura teknik olarak iptal edilemez. Ancak hatalı düzenlenmişse, muhasebesel yollarla (iade faturası, düzeltme beyannamesi vb.) işlem yapılabilir.

Bu nedenle zamanında iptal işlemi yapılması büyük önem taşır.

e-Fatura Nasıl İptal Edilir?

e-Fatura iptali birkaç farklı yöntemle gerçekleştirilebilir. İptal işlemi, e-Fatura'nın durumuna göre değişiklik gösterebilir.

GİB Portal Üzerinden e-Fatura İptali

Eğer e-Faturanızı GİB Portal aracılığıyla gönderdiyseniz, iptal işlemi de aynı portal üzerinden yapılabilir. İşlem adımları şu şekildedir:

Giriş Yapmak

GİB’in resmi e-Fatura Portalı'na (https://efatura.gov.tr/) kullanıcı bilgileriniz ile giriş yapın.
"e-Fatura İptal Portalı" bölümüne geçiş yapın.

Fatura Seçimi

İptal etmek istediğiniz faturayı listeden bulun.
Faturanın durumunun "gönderildi" olması gerekir. Eğer alıcı tarafından kabul edilmediyse iptal mümkündür.

İptal Talebi Oluşturma

Faturayı seçtikten sonra “İptal Et” seçeneğine tıklayın.
Neden iptal etmek istediğinizi belirten kısa bir açıklama girin.

Onay ve Takip

İptal talebinizi gönderin ve alıcının onaylamasını bekleyin.
Alıcı onay verdikten sonra iptal işlemi tamamlanır.

e-Fatura Entegrasyon Yazılımları Üzerinden İptal

Bazı firmalar, özel entegratörler veya muhasebe yazılımları aracılığıyla e-Fatura keser. Bu durumda iptal işlemi, kullanılan entegrasyon sisteminin arayüzü üzerinden yapılır. Her yazılım farklı görünümlere sahip olsa da temel adımlar benzerdir:

İlgili faturayı seçin
İptal talebi oluşturun
Alıcıdan onay bekleyin
Onay sonrası işlem tamamlanır

Entegrasyon sistemleri genellikle GİB ile doğrudan entegre olduğundan, iptal süreci daha hızlı ilerleyebilir.

e-Fatura Alıcısı İptal Talebini Reddederse Ne Olur?

İptal sürecinde alıcının da onayı gereklidir. Eğer alıcı iptal talebinizi reddederse, fatura teknik olarak iptal edilemez. Bu durumda iki seçenek söz konusudur:

Alıcıya fatura iptalinin gerekliliği izah edilerek, tekrar iptal onayı istenir.
Fatura muhasebesel yollarla düzeltilir. Örneğin, iade faturası düzenlenir ya da mahsuplaşma yapılır.

Bu yüzden karşı tarafla iletişimi sağlıklı tutmak ve süreci birlikte yürütmek önemlidir.

İptal Edilen e-Faturanın Geçerliliği

İptal edilen e-Fatura, sistem üzerinde "iptal edildi" olarak görünür ve yasal geçerliliği kalmaz. Muhasebe kayıtlarından da çıkarılır. Ancak, iptal işleminin süresi aşıldıysa veya alıcı tarafından onay verilmediyse, fatura yasal olarak geçerli sayılabilir.

Bu tür durumlarda, konunun muhasebeci ya da mali müşavir ile değerlendirilerek, yasal prosedürlere uygun şekilde çözülmesi gerekir.

e-Arşiv Fatura ile e-Fatura Arasındaki İptal Süreci Farkları

e-Fatura ve e-Arşiv fatura aynı kavramlar gibi görünse de, iptal süreçleri farklıdır.

e-Fatura: GİB sistemi üzerinden alıcıya iletilir, iptal için alıcının onayı gerekir.
e-Arşiv Fatura: Genellikle e-posta ile gönderilir, iptal işlemi genellikle tek taraflı yapılabilir ancak yine de alıcı bilgilendirilmelidir.

Her iki sistemin de kendine özgü prosedürleri olduğu için, hangi türde fatura kullandığınızı doğru belirlemek önemlidir.

e-Fatura İptali İçin Dikkat Edilmesi Gerekenler

İptal işlemi sırasında dikkat etmeniz gereken bazı önemli noktalar vardır:

Süre sınırlamasına dikkat edin (8 gün)
İptal talebi mutlaka gerekçeli olmalı
Faturanın alıcı tarafından henüz işlenmemiş olması avantaj sağlar
GİB sistemine düzenli olarak giriş yaparak iptal sürecini kontrol edin
Alıcı ile iletişimi açık tutun
İptal edilen faturayı tekrar düzenlemeyi unutmayın

Bu adımlar hem vergisel hem de ticari açıdan olası sorunların önüne geçmek için kritiktir.

e-Fatura İptal Edildikten Sonra Yeni Fatura Düzenlenmeli mi?

Evet. Hatalı olarak kesilen ve iptal edilen bir e-Fatura sonrasında, işlemi belgelemek için doğru bilgilerle yeni bir e-Fatura düzenlenmelidir. Aksi takdirde, satış işlemi belgelendirilmemiş sayılır ve hem alıcı hem de satıcı açısından yasal sorunlar doğabilir.

Yeni faturada önceki fatura numarasına veya iptal sebebine atıfta bulunmak, kayıtların daha sağlıklı tutulmasını sağlar.