Depo Yönetimi

Deponuzdaki her ürün, aslında rafta bekleyen paranızdır. Kasanızda 100.000 TL olsa nasıl takip edersiniz? Depo yönetimi tam olarak budur: paranızın ürüne dönüşmüş halini, tıpkı nakit gibi ciddiye almak. Çünkü stok, işletmelerin en çok para bağladığı ve en az takip ettiği yerdir.

Depo ve Stok Yönetimi Nedir?

Depo yönetimi; hangi üründen elinizde ne kadar olduğunu, bu ürünlerin hangi depoda durduğunu, ne zaman girip ne zaman çıktığını ve her hareketin hangi belgeye bağlı olduğunu bilmektir. Ön muhasebenin en somut parçasıdır: yanlış olduğunda elinizle dokunup görebilirsiniz.

Doğru kurulmuş bir stok düzeni şu sorulara anında cevap verir:

• Bu üründen elimde kaç adet var, hangi depoda?
• Bu ürünü en son kaça almıştım?
• Hangi ürün aylardır kımıldamıyor?
• Elimdeki mal, önümüzdeki siparişlere yeter mi?

Stok İki Yönlü Bir Risktir

Stok yönetiminin zor tarafı, hatanın iki yönde de pahalı olmasıdır. Çoğu işletme yalnızca bir tarafa bakar ve diğerinden vurulur.

Elle Tutulan Stok Neden Tutmaz?

Deftere veya Excel'e yazılan stok, işletmenin gerçek hareket hızına yetişemez. Sebebi basittir: satış yapılır ama deftere işlenmez, mal gelir ama girilmez, iade olur ama unutulur. Birkaç hafta sonra kayıt ile raf birbirini tutmaz — ve o andan itibaren kayda güvenilmez hale gelir.

Asıl çözüm daha sık saymak değil, stoğun kendi kendine hareket etmesidir: satış faturası kesildiğinde stok düşmeli, alış faturası girildiğinde artmalı. Stok, faturadan ayrı yaşadığı sürece tutmaz.

Stok, Fatura ve Kâr Aynı Zincirin Halkalarıdır

Stok takibi tek başına bir sayma işi değildir; kârınızı hesaplayabilmenizin de ön şartıdır. Bir ürünü kaça sattığınızı fatura takibinden, kaça aldığınızı alış kayıtlarınızdan bilirsiniz. İkisi bir araya geldiğinde o satıştan gerçekte ne kazandığınız ortaya çıkar.

Aynı şekilde geçmiş satışlarınız, hangi üründen ne kadar stoklamanız gerektiğini de söyler. Geçen yılın aynı döneminde ne kadar satıldıysa, bu yılın planı oradan başlar. Böylece stok bir tahmin değil, gelir-gider verinize dayanan bir karar olur.

Birden Fazla Depo, Tek Gerçek

Mağaza ve depo ayrıysa, ya da birden çok şubeniz varsa, "toplam stok" rakamı çoğu zaman yanıltır. Toplamda 40 adet görünen ürünün 38'i başka şubedeyse, müşterinize verdiğiniz söz havada kalır.

Hesaptut'ta ürünlerinizi depo bazında takip eder, depolar arasında transfer yapabilirsiniz. Böylece "nerede, ne kadar var?" sorusunun cevabı tek bir yerden görünür.

İrsaliye ile Stok Aynı Anda Hareket Etmeli

Mal fiziksel olarak çıktığında irsaliye düzenlenir; ama çoğu işletmede irsaliye bir kâğıt işi olarak görülüp stoktan ayrı yürütülür. Oysa malın çıkışı ile stoğun düşmesi aynı an olmalıdır — yoksa depodaki gerçek ile ekrandaki rakam ayrışır.

Hesaptut'ta irsaliye ve stok birbirine bağlıdır; gelen irsaliyeler de otomatik olarak işlenir. Yani belgeyi düzenlerken stoğunuzu ayrıca güncellemek zorunda kalmazsınız.

Hesaptut Depo Yönetimini Sizin İçin Otomatik Yapar ve Raporlar

Stok, ayrı bir iş olmaktan çıkıp yaptığınız işin doğal sonucu haline geldiğinde tutmaya başlar:

• Stok seviyeleri: Hangi üründen ne kadar kaldığını anlık görürsünüz.
• Faturayla bağlantılı hareket: Satış faturası kesildiğinde stok düşer, alış girildiğinde artar; iki kez veri girmezsiniz.
• Çoklu depo ve transfer: Ürünlerinizi depo bazında takip eder, depolar arası transfer yaparsınız.
• İrsaliye entegrasyonu: İrsaliyeleriniz stoğunuzla birlikte çalışır; gelen irsaliyeler otomatik işlenir.
• Ürün bazlı satış geçmişi: Hangi ürünün ne zaman, kime, kaç adet gittiğini görür; ne kadar stoklayacağınızı veriyle belirlersiniz.
• Fiyat listesi: Alış ve satış fiyatlarınızı tanımlar, tutarlı fiyatlama yaparsınız.
• Raporlar: Stok ve satış hareketleriniz raporlanır; hangi ürünün döndüğünü, hangisinin durduğunu görürsünüz.

Yani Hesaptut deponuzu sizin yerinize saymaz; ama saymak zorunda kalmadan neyin nerede olduğunu önünüze koyar.

Sık Sorulan Sorular

Stok takibi için ayrı bir program gerekir mi?

Gerekmez; asıl önemlisi stoğun faturalarınızla aynı sistemde olmasıdır. Ayrı programlarda tuttuğunuzda her satışı iki kez işlemek zorunda kalır, er ya da geç birini atlarsınız.

Birden fazla depom var, hepsini takip edebilir miyim?

Evet. Ürünlerinizi depo bazında takip edebilir, depolar arasında transfer yapabilirsiniz.

Satış yaptığımda stok otomatik düşüyor mu?

Evet. Stok hareketleri faturalarınıza bağlıdır; satış faturası kesildiğinde stok düşer, alış faturası girildiğinde artar.

İrsaliyelerim stoğuma yansıyor mu?

Evet. İrsaliye ve stok birbirine bağlı çalışır; gelen irsaliyeler otomatik olarak işlenir.

Hangi ürünün kâr getirdiğini görebilir miyim?

Alış ve satış kayıtlarınız aynı sistemde durduğu için, bir ürünü kaça alıp kaça sattığınızı görebilirsiniz. Hangi ürünün hızlı döndüğünü de satış geçmişinizden takip edersiniz.